19KPI là một cụm từ rất phổ biến đối với mọi doanh nghiệp hiện nay. Nếu bạn muốn doanh nghiệp của mình được quản lý hệ thống. Dễ dàng trong kiểm soát hàng xuất nhập thì đừng ngại tìm hiểu KPI là gì? Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu thông tin ngay trong bài viết này.
1. KPI là gì?
KPI là viết tắt của từ Key Performance Indicator. Dịch ra tiếng Việt cụm từ này có nghĩa là chỉ số hiệu quả.
KPI là một công cụ đo lường, đánh giá hiệu quả làm việc thông qua những số liệu thực tế. Doanh nghiệp sử dụng KPI để đánh giá nhân viên và quá trình hoạt động của công ty.
Khi sử dụng KPI phải lưu ý những điểm sau:
+ Để đánh giá KPI thì phải diễn ra theo chu kỳ nhất định, có tần suất cố định như ngày, tháng, năm,…
+ KPI phải gắn liền với một cá nhân hay bộ phân cụ thể
KPI là chỉ số đo lượng hiệu suất hiệu quả nhất hiện nay
Chỉ khi xác định được hai yếu tố trên thì KPI mới có hiệu quả. Chính vì vậy, đòi hỏi doanh nghiệp cần nắm và hiểu rõ về ý nghĩa, chức năng của KPI trước khi áp dụng
2. Tác dụng của KPI đối với doanh nghiệp
Đối với doanh nghiệp, KPI vô cùng quan trọng. Bởi không chỉ là thước đo cho sự cố gắng, nỗ lực của mỗi công ty mà còn mang nhiều ý nghĩa khác nhau như:
Đo lường mục tiêu của bạn: Là một trong những phương pháp đo lường mục tiêu tốt nhất hiện nay. KPI sẽ dễ dàng giúp doanh nghiệp xác định mình đã đạt được bao nhiêu % so với mục tiêu đã đề ra. Từ đó có thể đưa ra những phương án tối ưu để phát triển hơn nữa.
Tạo ra môi trường học hỏi: KPI giúp doanh nghiệp đánh giá được cá nhân hay bộ phận một cách tương đối chính xác. Từ đó có thể chỉ ra những lỗi sai khiến họ chưa đạt được mục tiêu. Khi đó sẽ có một môi trường học hỏi mới mẻ và hiệu quả cho chính doanh nghiệp.
KPI mang tới nhiều lợi ích cho doanh nghiệp
Tiếp nhận thông tin: KPI không chỉ đánh giá nhân viên mà còn có thể đánh giá hiệu suất của công ty qua những số liệu và con số cụ thể. Thông tin này là vô cùng quan trọng trong quá trình phát triển của công ty. Dựa vào những dữ liệu KPI cung cấp mà doanh nghiệp có thể có những tác động cụ thể hơn tới quá trình sản xuất của chính họ.
Khuyến khích tinh thần trách nhiệm: Khi có KPI, các cá nhân sẽ cảm thấy có trách nhiệm cần phải hoàn thiện được mục tiêu để có thể đạt được KPI. Có như vậy họ mới cố gắng và nỗ lực hết sức mình để thực hiện được mục tiêu đó.
Tạo động lực cố gắng cho nhân viên: Một số doanh nghiệp sử dụng KPI để đánh giá lương thưởng. Chính bởi vậy nếu muốn lương cao bắt buộc nhân viên phải nỗ lực để đạt KPI.
KPI được xây dựng trên nguyên tắc Smart
3. Cách xây dựng KPI hiệu quả
KPI có tác dụng và tầm quan trọng không thể phủ nhận với doanh nghiệp. Chính bởi vậy để thực hiện KPI có hiệu quả thì trược hết doanh nghiệp cần xây dựng KPI hợp lý, logic.
Để xây dựng KPI, doanh nghiệp cần lưu ý những điểm sau:
– Xác định rõ chủ thể xây dựng KPI: Ai sẽ là người xây dựng KPI là điều doanh nghiệp cần quan tâm nhất. Người xây dựng phải đảm bảo có chuyên môn, hiểu rõ mục tiêu, nhiệm vụ của công ty. Bên cạnh đó họ cần nắm vững được KPI và những yếu tố tạo nên KPI. Từ đó mới có thể xây dựng được KPI phù hợp cho doanh nghiệp của mình.
KPI chỉ có hiệu quả khi áp dụng đúng
– Xác định rõ chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận khi áp dụng KPI: Chỉ có xác định rõ thì mới có thể thực hiện KPI có hiệu quả và mang lại kết quả tốt nhất.
– Mô tả và hướng dẫn KPI rõ ràng: Nhiều doanh nghiệp chỉ mới biết đến và sử dụng KPI trong thời gian gần đây. Chính vì vậy việc hướng dẫn và giúp nhân viên hiểu được ý nghĩa thực sự của KPI là rất quan trọng. Bên cạnh đó họ cũng cần biết KPI sẽ tạo động lực cho họ.
– Xác định và phân bổ chỉ số hiệu suất: Với mỗi bộ phận khác nhau sẽ có một chỉ số hiệu suất khác nhau. Người xây dụng KPI cần hiểu để có sự phân bố phù hợp nhất.
– Xây dựng KPI phù hợp nhất với doanh nghiệp: Mỗi doanh nghiệp sẽ khác nhau khi áp dụng KPI. Chính vì vậy cần xây dựng một chương trình thích hợp và hiệu quả cho riêng doanh nghiệp mình. Chí có như vậy thì KPI của bạn mới hiệu quả và đạt được đúng mục tiêu.
Đạt được KPI là điều không quá khó
4. Làm thế nào để đạt KPI
Khi đã áp dụng KPI thì cả doanh nghiệp và người thực hiện đều mong muốn đạt được KPI. Bởi với doanh nghiệp KPI sẽ là thước đo cho sự phát triển của họ. Còn đối với người thực hiện, KPI liên quan trực tiếp tới chế độ lương thưởng của họ. Bởi vậy thực hiện được KPI là vô cùng quan trọng. Nhưng thực tế KPI chỉ có thể đạt ở mức 90%
Để đạt KPI cần tới những yếu tố:
– Nhận thức chính xác về KPI: Phải hiểu và nắm rõ KPI là gì thì mới có thể thành công. Hầu hết tất cả mọi người chỉ coi KPI là chỉ số đo lường mà quên mất KPI còn có tính hệ thống. Chính vì vậy dẫn tới những hạn chế trong quá trình triển khai KPI
– Nỗ lực hết mình: Mong muốn đạt được KPI sẽ đòi hỏi bản thân mỗi người cần sự cố gắng không ngừng nghỉ.
– Thực sự muốn đạt được KPI: Nhiều người chỉ coi KPI là một công cụ không thực tế, bởi chỉ đưa ra những mục tiêu xa vời. Nhưng không phải vậy KPI là cách doanh nghiệp tạo ra động lực cho nhân viên.
– Trao đổi, cải tiến KPI nếu chưa hiệu quả: Việc xây dựng KPI là của các sếp, nhưng cải tiến sao cho phù hợp thì là nghĩa vụ và trách nhiệm của chính người thực hiện.
KPI là yếu tố không thể thiếu trong mỗi doanh nghiệp
Chỉ khi nắm vững 5 yếu tố trên bạn mới có thể thực hiện KPI hiệu quả nhất.
5. Ưu nhược điểm của KPI
Dù có một tầm quan trọng trong doanh nghiệp nhưng KPI vẫn có những ưu điểm, nhược điểm nhất định.
Ưu điểm của KPI
– Doanh nghiệp dễ dàng hơn trong việc đạt được mục tiêu của mình
– Có một công cụ đánh giá hiệu quả của nhân viên
– Áp dụng chính xác có thể đánh giá được doanh nghiệp trong suốt quá trình hoạt động
– Có một công cụ đánh giá hiệu quả chính xác
– Gia tăng được sự liên kết giữa cá nhân, bộ phận trong cùng một công ty
– Doanh nghiệp sẽ thu được những thành tựu nổi bất khi áp dụng đúng
KPI giúp cá nhân cố gắng hơn khi làm việc
Nhược điểm của KPI
– Xây dựng KPI sẽ gặp phải khó khăn nếu không thực sự hiểu về công cụ này, đòi hỏi người có chuyên môn cao mới có thể xây dựng
– Cần có chuyên môn để vận hành KPI
– KPI có hiệu quả không cao khi được áp dụng trong một thời gian dài
– KPI chỉ thực sự hiệu quả khi nhân viên, cố gắng nỗ lực để đạt được KPI
KPI cũng sẽ có những nhược điểm nhất định
Cũng như những công cụ khác, KPI sẽ có những ưu nhược điểm của riêng mình. Chỉ cần doanh nghiệp biết phát huy những ưu điểm, hạn chế nhược điểm. Chắc chắn rằng việc xây dựng và áp dụng KPI sẽ không còn khó khăn.
Với những thông tin được chia sẻ, hy vọng bạn đọc đã biết và hiểu rõ KPI là gì? Chúc bạn sẽ xây dựng được KPI phù hợp nhất với doanh nghiệp mình. Từ đó sẽ đạt được sự tăng trưởng và phát triển tốt nhất. Chúc bạn thành công.
