Google drive là công cụ lưu trữ thông tin được dùng phố biến nhất hiện nay. Ngay từ khi ra mắt, dịch vụ này đã nhận được sự chào đón trên toàn thế giới. Vậy google drive là gì? Ưu nhược điểm của công cụ này? Hãy tìm lời giải đáp cho vấn đề này qua bài viết dưới đây.
1. Google drive là gì?
Google drive đã trở nên quen thuộc với tất cả người dùng gmail. Là ứng dụng được tạo bởi Google, Google drive đã mang tới nhiều tiện ích cho người dùng. Đáp ứng được tối đa về nhu cầu lưu trữ thông tin, chia sẻ thông tin,…
Quen thuộc là thế, vậy Google drive là gì? Google Drive – công cụ lưu trữ và đồng bộ hóa tập tin trên đám mây. Ngoài ra, người dùng còn có thể chia sẻ tập tin, chỉnh sửa tài liệu, văn bản,…
Google drive là gì?
Hiểu một cách đơn giản thì Google drive là một dịch vụ lưu trữ, chia sẻ dữ liệu miễn phí mà Google mang tới cho người dùng. Công cụ này gồm bộ phần mềm văn phòng như: Google Docs, Sheets, và Slides. Cho phép người dùng có thể chỉnh sửa tài liệu, biểu mẫu, bản vẽ hay trình chiếu.
Khi có tài khoản gmail, khách hàng sẽ có tài khoản Google drive tương ứng. Mỗi tài khoản được cấp miễn phí 15GB để lưu trữ. Ngoài lưu trữ thông tin, bạn còn có thể lưu trữ gmail, hình ảnh, đồng bộ hóa tập tin.
2. Mục đích sử dụng Google drive
Mục đích chính được nhiều người dùng hướng đến khi sử dụng Google drive đó là:
– Có thể tải lên, gửi, lưu trữ và chia sẻ tài liệu của mình tới mọi người. Google drive giúp giảm lượng dữ liệu cần lưu trữ trên máy tính, điện thoại giúp tiết kiệm bộ nhớ.
– Người dùng có thể dễ dàng chia sẻ tài liệu của mình đến mọi người trên toàn cầu.
Mục đích khi sử dụng Google drive
– Kiểm soát được những thao tác của người khác với tài liệu của mình.
– Được quyền thiết lập về người xem nội dung tài liệu, người được quyền chỉnh sửa tài liệu.
– Dễ dàng tìm kiếm tài liệu.
3. Sử dụng Google drive như thế nào?
Gửi các tập tin có dung lượng lớn là tính năng được nhiều người sử dụng nhất. Ngoài ra lưu trữ thông tin, lưu trữ ảnh cũng được sử dụng thường xuyên. Các dịch vụ của Google drive khá đa dạng, cách sử dụng cụ thể như sau:
3.1. Đồng bộ với máy tính
Người dùng có thể dễ dàng đồng bộ mọi thông tin trên máy tính, điện thoại với Google drive. Các thao tác khá đơn giản: chỉ cần cài đặt thêm Google Drive trên máy tính hoặc điện thoại. Bạn có thể dễ dàng sử dụng, thao tác các dữ liệu từ bất kỳ thiết bị nào.
Google Drive cho phép lưu trữ miễn phí 15 Gb dữ liệu
3.2. Tính năng Offline trên Google Drive
Tính năng Offline của Google Drive cho phép người dùng có thể sử dụng, chỉnh sửa dữ liệu cả khi không có internet. Để kích hoạt tính năng này, bạn cần thực hiện các thao tác sau:
Bước 1: Truy cập Google drive, click chuột vào biểu tượng bánh răng cưa ở dưới ảnh đại diện. Chọn “cài đặt”.
Bước 2: Chọn “ General – Chung”, tìm mục Offline – Ngoại tuyến. tick vào mục Sync Google Docs, Sheets, Slides & Drawings… – Đồng bộ hóa Google Tài liệu…
Khi thực hiện xong các thao tác trên, người dùng có thể truy cập dữ liệu của mình mọi lúc, mọi nơi.
3.3. Tìm kiếm từ khóa
Không phải ngẫu nhiên mà Google drive được lòng toàn bộ người dùng trên thế giới. Nó cung cấp một tính năng tuyệt vời đó là tìm kiếm từ khóa. Dù từ khóa đó nằm trong một tệp tài liệu hay một bức ảnh, đều sẽ được tìm thấy.
Một trong những tiện ích khác là Google drive còn có thể convert tài liệu từ dạng ảnh sang dạng một văn bản bình thường. Vì vậy bạn có thể tiết kiệm thời gian lưu tài liệu và thay chúng bằng những bức ảnh.
3.4. Tìm kiếm nhanh
Không hổ danh là công cụ được làm ra bởi google, Google Drive cũng mang trong mình khả năng tìm kiếm cực nhanh. Nhập “owner + email người cần tìm kiếm”. Tất cả những thông tin bạn cần sẽ hiện ra một cách đầy đủ một cách nhanh nhất. Người dùng sẽ tiết kiệm được thời gian và công sức cho việc tìm kiếm dữ liệu.
3.5. Scan ảnh
Bạn muốn scan ảnh? Bạn ngại phải ra cửa hàng scan? Google drive sẽ thay bạn giải quyết vấn đề này với 2 bước đơn giản sau:
- Truy cập Google drive, chọn biểu tượng dấu cộng.
- Ấn vào biểu tượng Scan – quét để thực hiện.
Lưu ý là tính năng này mới chỉ xuất hiện trên smartphone sử dụng hệ điều hành Android.
3.6. Xem lại các phiên làm việc trước
Nếu như Microsoft Office,CWPS Office chỉ lưu giữ văn bản gần nhất sau khi chỉnh sửa thì Google drive lại khác. Google drive sẽ lưu trữ lại toàn bộ quá trình chỉnh sửa trong ngày của bạn với văn bản bất kỳ.
3.7. Soạn văn bản bằng giọng nói
Người dùng chắc đã khá quen thuộc với tính này này. Bạn có thể dễ dàng soạn thảo văn bản bằng giọng nói mà không cần gõ phím.
3.8. Tìm kiếm file trong Google Drive
Như đã nói ở phần thông tin trên, Google drive cung cấp cho mỗi người dùng 15GB lưu trữ miễn phí. Khi bộ nhớ không còn nhiều, bạn có thể truy cập, tìm kiếm file có dung lượng lớn. Xem thông tin, lựa chọn và xóa đi các file không cần thiết.
3.9. Chèn link vào tệp văn bản
Giống như nhiều công cụ khác, Google Drive cho phép người dùng chèn link vào một văn bản bất kỳ. Người dùng cần có các thao tác sau.
- Bôi đen cụm từ cần chèn link.
- Chọn Insert => Paste link hoặc tìm kiếm đường link tương ứng với cụm từ đó.
Tính năng này hữu ích khi người dùng đang làm việc với một dự án, viết content, cần lưu trữ thông tin….
4. Ưu nhược điểm của Google drive
Google drive cũng có những ưu, nhược điểm riêng khi sử dụng.
Ưu điểm của Google drive:
4.1. Thân thiện với mọi thiết bị, mọi hệ điều hành
Google drive có thể dễ dàng cài đặt trên máy tính, điện thoại hay Ipad. Hệ thống được hiển thị đơn giản, dễ nhìn và dễ sử dụng. Người dùng có thể dễ dàng truy cập vào các tệp dữ liệu từ bất kì thiết bị nào. Kho dữ liệu được đồng bộ trên cả ba thiết bị. Chưa kể tới, Google drive hỗ trợ cài đặt trên cả ba hệ điều hành Android, IOs và Window.
4.2. Làm việc nhóm hiệu quả
Google drive là một giải pháp hàng đầu khi làm việc nhóm. Thành viên trong nhóm có thể chia sẻ file tới các thành viên khác. Tính bảo mật của file vẫn được bảo đảm ở mức cao nhất. Mọi thao tác của các thành viên trong nhóm trên tệp dữ liệu sẽ được hiển thị cụ thể.
4.3. Tương thích với tất cả các loại files
Google drive cho lưu trữ, mở tất cả các file như word, excel, ảnh hay video. Các tập tin Microsoft đều có thể chuyển sang file Docs khi muốn chỉnh sửa.
Tương thích với mọi loại files là ưu điểm của Google drive
4.4. Tích hợp khả năng tìm kiếm nhanh
Với kho dữ liệu quá lớn, người dùng sẽ mất nhiều thời gian khi tìm kiếm. Để giải quyết vấn đề này, các tính năng tìm kiếm đã được tích hợp trong Google drive. Người dùng có thể tìm kiếm file qua tên, người upload. Hoặc có thể tìm kiếm qua thành viên được chia sẻ tài liệu, thời gian chỉnh sửa cuối cùng.
Bạn cạnh những ưu điểm tuyệt vời mà Google drive mang tới, công cụ này cũng còn một số hạn chế sau:
– Khi mở ứng dụng không có tùy chọn bảo mật.
– Không sửa được file ở dạng Presentation và Drawing.
– Còn bị lỗi khi xem video.
Google drive thực sự đã mang tới một trải nghiệm mới mẻ, tuyệt vời cho người dùng. Chắc hẳn bạn đọc đã tìm được lời giải đáp cho câu hỏi Google drive là gì. Hãy tải và sử dụng ứng dụng này ngay nhé. Chúc bạn sẽ có những trải nghiệm tuyệt vời và hữu ích từ công cụ này.
